fbpx

Bedrijfsruimte: welke kosten mag ik aftrekken?

Een kantoor aan huis, of toch niet?

Veel beginnende ondernemers komen voor de keuze te staan: werk ik vanuit huis of ga ik een kantoorruimte huren. Vanuit huis werken heeft natuurlijk zijn voordelen. Je staat niet in de file, hebt niet te maken met reistijd- of kosten en betaald geen extra huur of hypotheek. Aan de andere kant is er minder scheiding van werk en privé, en kan het minder professioneel ogen voor klanten. Over wat de juiste keuze is voor jouw onderneming, daar doen we in dit blog geen uitspraak over.  

Wel gaan we dieper in op de fiscale verschillen tussen beide. Wat kun je afschrijven en wat niet? Zijn er verschillen tussen een koop- of huurhuis? Wat is fiscaal gezien de beste keuze? 

Wanneer je op zoek bent naar het antwoord op deze vragen, lees dan vooral verder. 

Huur je een kantoor, dan zijn dit de aftrekposten.

Kies je er voor om niet vanuit huis te werken, maar een kantoorpand te huren? Dan mag je in principe alle kosten die je daarbij maakt aftrekken van de winst die je maakt met je onderneming. Tot deze kosten behoren bijvoorbeeld:

  • De huur van de ruimte(s);
  • Eventuele verbouwingskosten;
  • Inrichtingskosten;
  • Afschrijving van inrichting, apparatuur en benodigdheden;
  • Nutsvoorzieningen zoals gas, water en elektra;
  • Verzekeringen;
  • Schoonmaakkosten.

Daarnaast kun je natuurlijk ook gewoon gebruik maken van de standaard aftrekposten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

  • ICT kosten (programma’s e.d.);
  • Drukwerk (visitekaartjes, briefpapier);
  • Kantoorbenodigdheden (nietjes, paperclips);
  • Vervoers- en verblijfskosten (zakelijke kilometers);
  • Marketing en PR-kosten (advertentiekosten e.d.);
  • Kennis en ontwikkeling (bijscholing, .

Bovenstaande kosten kun je in principe inclusief btw aftrekken, dat wil zeggen, mits je de btw niet van de voorbelasting af kunt trekken. Omdat je deze kosten kunt aftrekken, is het in veel gevallen vaak fiscaal voordelig om een kantoorruimte te huren in plaats van een kantoor aan huis te houden. Bij een kantoor aan huis heb je namelijk in veel mindere mate te maken met aftrekposten. 

Kantoor aan huis in een koopwoning 

Wie denkt voordelig uit te zijn door één van de ruimtes in zijn koopwoning in te richten als kantoor, heeft het niet altijd bij het juiste eind. Niet alle kosten kunnen namelijk zomaar worden aangemerkt als aftrekpost. De Belastingdienst heeft verschillende criteria opgesteld waaraan een thuiskantoor in een koopwoning aan moet voldoen. Het zogenoemde zelfstandigheidscriterium en inkomenscriterium. Pas wanneer er aan deze eisen voldaan is, kan een deel van de kosten van de woning worden weggeschreven als aftrekpost.

Wat houdt het zelfstandigheidscriterium in?

Het zelfstandigheidscriterium wordt ook wel de zelfstandigheidseis genoemd. Het beschrijft waaraan de kantoorruimte aan huis moet voldoen om de kosten ervan als aftrekpost weg te kunnen schrijven. De kantoorruimte moet;

  • Een eigen ingang hebben
  • Voorzien zijn van een eigen sanitaire voorziening
  • Ook aan een ander verhuurd kunnen worden

Naast het zelfstandigheidscriterium geldt, voor ondernemers die kantoor willen houden in hun koopwoning, ook nog het inkomenscriterium. 

Wat houdt het inkomenscriterium in?

Voordat je het kantoor aan huis als aftrekpost kunt wegschrijven, is het van belang om aan het inkomenscriterium te voldoen. Met andere woorden, je moet als ondernemer kunnen aantonen dat je de kantoorruimte ook daadwerkelijk gebruikt om geld mee te verdienen. De werkruimte voldoet pas aan het inkomenscriterium als het inkomen voor een groot gedeelte in of vanuit deze ruimte verdient wordt. 

Is het kantoor aan huis je enige werkruimte? Dan moet het inkomen vanuit je onderneming voor ten minste 30% in de ruimte en voor ten minste 70% in of vanuit de ruimte verdient worden. Heb je echter nog een andere werkruimte, naast het kantoor aan huis? Dan moet het inkomen voor ten minste 70% in het kantoor aan huis verdient worden.

Kantoor aan huis in een huurwoning

Is er sprake van een kantoor aan huis in een huurwoning? Dan zijn de regels wat soepeler en is het eenvoudiger om de kantoorruimte op te geven als aftrekpost. In tegenstelling tot bij een koopwoning is er bij een huurwoning namelijk geen sprake van een zelfstandigheids- en inkomenscriterium.  Het opgeven van je kantoorruimte als aftrekpost is dan ook een stuk makkelijker. Je kunt dit op twee manieren doen. De woning kun je etiketteren of administratief splitsen. 

Administratief splitsen of etiketteren?

Wanneer je de woning etiketteert, geef je aan dat het huurrecht van de woning behoort tot het ondernemingsvermogen. Wanneer je hiervoor kiest is het verstandig om de huur te voldoen vanaf je zakelijke rekening. In de meeste gevallen is etiketteren het voordeligst. Er bestaat echter ook de mogelijkheid om de woning administratief te splitsen. Bestaat minder dan 10% van de woning uit kantoorruimte? Dan is het administratief splitsen van de woning voordeliger. Wat als kantoor wordt aangemerkt en wat niet, is niet altijd even duidelijk. Staat je bureau in de woonkamer, dan kan in principe de hele woonruimte worden toegeschreven aan het aantal vierkante meter kantoor. Hierdoor zit je al gauw boven de 10%, waardoor in de praktijk vaak gekozen wordt voor de optie om te woning te etiketteren. 

Rekenhulp werkruimte

Wil je zeker weten of je in jouw situatie in aanmerking komt voor bepaalde aftrekposten? Dan kun je gebruik maken van de rekenhulp werkruimte, die de Belastingdienst hiervoor in het leven heeft geroepen. Je vult in wat op jou van toepassing is en ziet vervolgens direct of je recht hebt op aftrekposten.

Laat een reactie achter